Grundlage
Unternehmen werden ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen. Bis zum 1. Januar 2028 gibt es unter bestimmten Voraussetzungen Übergangsfristen.
Die E-Rechnungspflicht hat einige wichtige Ausnahmen. Steuerfreie Leistungen sind von dieser Pflicht ausgenommen. Ebenso müssen Kleinbetragsrechnungen, die einen Betrag von 250 Euro nicht überschreiten, und Fahrausweise nicht als E-Rechnung übermittelt werden.
Wann erfolgt die Umstellung auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung?
Die E-Rechnungspflicht ist Bestandteil des Wachstumschancengesetzes. Die neuen Regelungen im Hinblick auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung gelten bereits ab dem 1.1.2025. Allerdings gibt es auch Übergangsfristen, um die Umstellung zu erleichtern:
- Bis zum 31.12.2026 können Umsätze im Bereich B2B, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch als Papierrechnungen und Rechnungen als PDF übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
- Bis zum31.12.2027 ist dies auch für Umsätze im Jahr 2027 möglich, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
- Doch ab 2028 wird die elektronische Rechnung dann tatsächlich zwingend in allen Bereichen zur Anwendung kommen.
EINGEHENDE E-RECHNUNGEN MÜSSEN AB 01.01.2025 VERARBEITBAR SEIN!!
Was ist eine E-Rechnung
Die Finanzverwaltung hat gegenüber verschiedenen Verbänden bereits Stellung zu der Frage genommen, welche Rechnungsformate den neuen Anforderungen entsprechen. Dabei wurde u.a. klargestellt, dass die Formate ZuGFeRD und XRechnung den neuen Anforderungen entsprechen. Auch das EDI-Verfahren ist unter bestimmten Voraussetzungen weiter anwendbar.
Wichtig: Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail versandt wird, gilt nicht als E-Rechnung gemäß den Vorgaben der EU-Richtlinie! PDF-Rechnungen und Rechnungen in Papierform zählen ab 2025 als „sonstige Rechnung“.
Verarbeitung
Achtung: Keine Übergangsfristen für den Empfang
Die oben genannten Übergangsfristen gelten ausschließlich für den Versand von E-Rechnungen. Für den Empfang der E-Rechnung gibt es keine Übergangsfrist: Im B2B-Bereich müssen alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Unternehmen müssen, wenn sie Rechnungen stellen, folgende Grundsätze gewährleisten. Diese gelten insbesondere auch für E-Rechnungen:
- Echtheit der Herkunft: Die Identität des Rechnungsaustellers muss sichergestellt sein.
- Unversehrtheit des Inhalts: Die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Rechnungsangaben wurden nicht geändert.
- Lesbarkeit: Die Rechnung muss für das menschliche Auge lesbar sein. Dazu müssen E-Rechnungen ggf. umgewandelt werden.
Aufbewahrungspflichten für E-Rechnungen
Wie auch Papierrechnungen müssen E-Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Wichtig: Rechnungen müssen im gleichen Format archiviert werden, in dem sie übermittelt wurden. Elektronische Rechnungen dürfen daher nicht ausschließlich in Papierform abgelegt werden, sondern müssen als originale XML-Datei gespeichert und aufbewahrt werden.
Empfehlung
Die Rechnungsverwaltung erfolgt im Regelfall über das entsprechende Warenwirtschaftssystem des Kunden.
Die meisten Hersteller bieten Lösungen an, die ausgehende Rechnungen als E-Rechnung versenden können. Der Kunde muss zudem eingehende E-Rechnungen verarbeiten können. Auch das erfolgt im Regelfall über dessen Warenwirtschaftssystem oder Drittanbieter wie DATEV.
Wir empfehlen das hybride Format ZuGFeRD zu verwenden, da dies alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Zudem kann ein Mensch eingehende Rechnungen lesen.
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Dieser News-Artikel stellt nur allgemeine Informationen dar und ist keine Rechtsberatung oder hat Anspruch auf Vollständigkeit.